8.1 用对元宝的前提:永远别"一句话扔过去"
办公场景写作的核心原则:给上下文 + 用模板 + 反复迭代。
不好:帮我写周报
好:(按下面的"周报模板",提供具体素材)
记住:输入越具体,输出越能用。
8.2 场景 1:周报
痛点
- 周五下班前必交,没头绪
- 写得太长老板说"重点不突出"
- 写得太短老板说"做这么少?"
- 每周都要换花样
万能模板
你是一名 [职位] 的资深专家,擅长把"杂乱的工作"梳理成"老板看了满意的周报"。
我本周做了下面这些事(顺序随意):
1. [事项 1:包括做了什么、结果如何、还有什么遗留]
2. [事项 2:...]
3. [事项 3:...]
...
请帮我写一份周报,要求:
- 800-1200 字
- 按"重要性"重新排序,不按"时间"排
- 每件事按"做了什么 + 结果(数据优先) + 下周计划"三段式
- 突出 1 件"老板会觉得有价值"的事,重点描述
- 末尾写 3 件"下周聚焦的事"
- 整体语气:沉稳、有结果、不浮夸
- 用 Markdown 格式
如果有信息缺失,请先反过来问我"是什么/做到什么程度/下一步打算"。
真实示范
我朋友(互联网产品经理)某周用这个模板:
输入素材:
本周事项:
1. 完成产品 V2.1 上线,新增智能推荐功能,上线 3 天 DAU 涨 8%
2. 跟设计组对接了 V2.2 的视觉稿,3 轮修改完成
3. 跟客户 A 的 PMO 开了 2 次会,定 V2.3 的需求范围
4. 招聘了 1 个产品经理(已签 offer,下周入职)
5. 帮 CEO 准备了一份"对外路演 PPT",10 页
元宝输出(节选):
"## 本周工作汇报(2026-W17)
本周亮点
产品 V2.1 智能推荐功能上线,DAU 提升 8%
本周一启动灰度,周三全量上线。智能推荐功能基于用户历史行为,进行个性化内容推荐。上线 3 天,整体 DAU 从 38 万涨到 41 万(+8%),其中重度用户次留率从 42% 涨至 48%(+6pp),符合预期目标(原目标:DAU +5%,次留率 +3pp)。
关键指标:
- DAU:38w → 41w(+8%)
- 次留:42% → 48%
- 推荐点击率:22%
- 推荐内容曝光时长:人均 +1.8 min
一个值得关注的发现:智能推荐对"低活用户"激活效果不显著(DAU 仅 +2%),需要在 V2.2 中针对性优化冷启动算法。
本周其他工作
V2.2 视觉评审完成:与设计组完成 3 轮视觉评审,最终方案已 lock,符合产品 PRD 要求,预计下周一交付前端开发。
客户 A V2.3 需求对齐:本周与客户 A PMO 召开 2 次需求会议,明确 V2.3 的"企业级权限"和"多人协作"两大模块范围,预计开发 6 周,5 月底交付。
新成员入职准备:完成产品经理 P5 招聘,候选人已签 Offer,下周一入职。已准备好他的入职 onboarding 文档与首周培训计划。
CEO 路演 PPT 协助:协助 CEO 准备了 10 页对外路演材料,重点呈现产品里程碑与下半年规划,已 CEO 确认,下周二投资人面谈使用。
下周聚焦
- V2.2 开发跟进:每日站会跟进开发进度,确保 5 月 1 日按期上线
- 冷启动算法优化方案:基于 V2.1 数据,本周内提出 V2.2.1 优化方案
- 新成员 Onboarding:1v1 帮新人快速进入项目节奏,目标 2 周内独立带需求"
评:这份周报"亮点突出、数据扎实、有反思、有规划"——完全是"老板想看的样子"。
进阶玩法:「周报变年终总结」
12 月底,把全年 50 周周报全部上传给元宝:
请基于这 50 份周报,帮我写一份"2026 年度个人工作总结":
1. 整体业务结果(数据汇总)
2. 全年完成的 3 个大事
3. 个人成长(能力维度)
4. 不足与反思
5. 2027 年目标
50 周 → 1 份年终总结,省你至少 3 天。
8.3 场景 2:商务邮件
痛点
- 不知道怎么开头
- 担心语气不对(太冷/太热/太卑微/太强势)
- 中英文邮件不会切换
- 长邮件懒得写
万能模板
你是一名 [行业] 的资深 BD/销售/客户成功经理,擅长写"既专业又有温度"的商务邮件。
收件人:[姓名 + 职位 + 关系(陌生/熟悉/紧张)]
主题:[一句话讲清这封邮件要做什么]
我要表达的核心:
1. [关键信息 1]
2. [关键信息 2]
...
期望对方做的事:
- [具体行动 + 时间节点]
约束:
- 字数:[200-500/500-800]
- 语气:[正式/半正式/友好]
- 不要 [客套话/卖惨/施压]
请输出:
- 邮件主题(吸引人但不夸张)
- 完整正文(包括称呼、正文、落款)
- 提醒我"按下发送前还需要 double-check 的 3 件事"
真实示范
朋友的真实需求:"要给一个拒绝过我们 3 次的客户再发一封邮件,重新争取见面。"
输入:
你是一名 SaaS 行业的资深销售总监,擅长"打动难搞客户"。
收件人:王总(某零售集团 CIO,过去 6 个月拒绝过我们 3 次)
关系:紧张(他每次都礼貌拒绝,但明显在敷衍)
我要表达的核心:
1. 我们最近上线了一个新功能"实时库存调拨",专门解决他们去年提到的痛点
2. 最近他们竞争对手 X 公司用了类似产品,效果显著
3. 我希望他给我 30 分钟,亲自演示这个功能
期望对方做的事:
- 给一个 30 分钟会议时间,地点他定,最好这周或下周
约束:
- 400-600 字
- 语气:尊重但有底气,不卑微也不施压
- 不要"诚惶诚恐""万分感谢"这种话
- 不要直接说"竞争对手",太挑衅
请按上面输出三段。
元宝输出(精彩部分):
主题:实时库存调拨功能上线,30 分钟向您汇报新进展
王总:
新年好。
您去年 11 月在咖啡厅那次会面提到的"门店间库存无法实时调拨,导致区域积压和缺货并存",过去半年我们一直放在心上。
今天给您写信,是因为我们针对这个痛点开发的新模块"实时库存调拨"上周二刚刚 GA。简单介绍下这个模块的核心:
- 门店间 30 秒内完成库存调拨指令,告别原来的"申请-审批-执行"3 天流程
- 基于销售预测自动推荐调拨方向,过去半年在 5 个 PoC 客户的平均断货率下降 40%
- 完全兼容您当前的 ERP,无需切换底层系统
我没有冒昧把功能 deck 直接发给您,因为我清楚——文档解决不了您的问题,产品才能。
想跟您约一个 30 分钟的当面演示,按真实场景跑一遍。时间地点您来定,我配合您的日程。如果您觉得 30 分钟太长,15 分钟我也来。
如果您当下确实没有合作打算,希望这封信不会打扰您;如果您觉得这个功能值得一看,我就在杭州,随叫随到。
期待您的回复。
张华 客户成功部 副总裁 138-XXXX-XXXX 2026 年 4 月 19 日
发送前请检查:
- "去年 11 月在咖啡厅那次会面"细节是否准确?王总可能不记得具体时间
- "5 个 PoC 客户断货率下降 40%" 数据是否经市场部确认?
- 王总是否知道 "GA" 这个术语?建议改为 "正式发布"
我朋友照搬,当晚就收到回复:"周四下午 3 点,我办公室"。
8.4 场景 3:会议纪要
痛点
- 边开会边记,听不清内容
- 散会才整理,关键细节忘了
- 老板让你 30 分钟内出纪要,写不完
推荐流程:录音 + 元宝转写 + 元宝整理
Step 1:开会时打开"AI 录音笔"
打开元宝手机 App → 「+」 → 「录音」 → 开启录音 → 放在桌上(声音清晰即可)。
详见 第十三章 多模态创作 的"AI 录音笔"小节。
Step 2:散会立即让元宝转写 + 整理
[录音自动转成文字稿]
请基于刚才的会议录音文字稿,帮我整理一份"标准会议纪要":
格式:
1. **会议基本信息**(时间、地点、参会人)
2. **会议议题**(按讨论顺序)
3. **关键讨论**(每个议题的核心观点 + 不同意见)
4. **决议事项**(按"事项 + 责任人 + 截止时间"列)
5. **未决议事项**(需要进一步讨论的)
6. **行动清单**(Action Items,按责任人分组)
要求:
- 不要"流水账",要"提炼"
- 决议要清晰可执行
- 责任人和时间不能漏
- 用 Markdown
Step 3:导出到腾讯文档发群
元宝右上角 → 「导出到腾讯文档」 → 直接发到工作群。
全程从散会到群里发出纪要:5 分钟。
8.5 场景 4:合同/协议起草
痛点
- 不会写合同
- 网上模板太通用,不够具体
- 怕漏掉关键条款
操作
你是一名有 15 年经验的商业律师,擅长起草中英文合同。
我要起草一份 [合同类型]:
- 甲方:[名称 + 类型]
- 乙方:[名称 + 类型]
- 标的:[做什么]
- 金额:[多少 + 付款方式]
- 期限:[多久]
- 关键约定:
1. [...]
2. [...]
3. [...]
请帮我起草这份合同,要求:
1. 包含一个"标准合同"必备的所有章节
2. 在每个关键条款下加 "【说明】" 解释这个条款保护谁、为什么这么写
3. 用红色字体标注"必须由律师审核"的高风险条款
4. 末尾给我一份"我方应该坚守的 5 个底线"和"可以让步的 5 个谈判筹码"
⚠️ 提醒:这份合同最终必须由专业律师审核,AI 起草仅作初稿用途。
输出
元宝会出一份 30 页左右的合同,结构完整、条款细致——你拿去给律师,律师一小时改完就能用,比你从零写一周快得多。
8.6 场景 5:商业计划书
痛点
- 找投资必备,但不知道怎么写
- 网上模板都是"大公司风格",初创公司用不了
- 写得太长投资人看不完
模板
你是一名有丰富 BP 评审经验的早期投资人(VC partner),见过 1000+ 份 BP,知道哪些 BP 能让 GP 看完不删,哪些直接进废纸篓。
我要做一份 [天使轮/A 轮/B 轮] BP,融资 [金额],估值 [金额]。
公司基本情况:
- 业务:[一句话讲清做什么]
- 团队:[创始人背景 + 核心团队人数]
- 当前数据:[用户/收入/增长率]
- 市场:[目标客户 + 市场规模]
- 竞争:[3 个主要对手 + 我们的差异化]
- 资金用途:[融到的钱怎么花]
请帮我设计一份 15 页的精简版 BP,每页只需要给我"页面标题 + 核心要点(不超过 5 行)+ 用什么图表/数据支撑"。
要求:
- 第 1 页(封面)+ 第 15 页(联系方式)固定
- 中间 13 页按"我是谁→市场→产品→数据→团队→融资"逻辑排
- 突出 1-2 个"投资人会眼前一亮"的亮点
- 避免"行业白皮书风格",要有创业者的"主张"和"信念"
输出后,再给我"5 条 BP 评审反馈",告诉我哪些地方可能让投资人质疑,应该怎么补强。
8.7 场景 6:Excel 公式与函数
痛点
- VLOOKUP、SUMIFS、IF 嵌套,每次都要查
- 复杂公式调来调去出错
- 数据太多,手动算容易错
操作
你是一名 Excel 高级专家。
我有一份 Excel 表格:
- A 列:员工姓名
- B 列:部门
- C 列:入职日期
- D 列:基础工资
- E 列:年终奖
我希望:
- F 列:自动计算"该员工在公司的年限"(向下取整)
- G 列:根据年限给出"工龄奖"(满 3 年 +500,满 5 年 +1000,满 10 年 +2000)
- H 列:年度总收入(基础*12 + 年终奖 + 工龄奖*12)
请给我 F、G、H 三列的公式(Excel 365 版本),并解释每个公式的含义。
元宝输出
F 列(年限):
=DATEDIF(C2,TODAY(),"Y")说明:DATEDIF 计算两个日期之间的差值,"Y" 表示按"完整年"计算。
G 列(工龄奖):
=IFS(F2>=10,2000,F2>=5,1000,F2>=3,500,TRUE,0)说明:IFS 函数按从上到下顺序判断,先看是否满 10 年,再看 5 年、3 年。
H 列(总收入):
=D2*12+E2+G2*12说明:基础工资 × 12 + 年终奖 + 工龄奖 × 12。
直接复制粘贴到你的 Excel,改个单元格引用就能用。
8.8 场景 7:年度总结 / 述职报告
痛点
- 一年下来事情多,不知道怎么提炼
- 写得"流水账"老板嫌啰嗦
- 写得"高度概括"老板嫌空洞
推荐做法
Step 1:素材汇总
把你全年的"周报、月报、项目文档、邮件、聊天记录"都上传给元宝(或者复制粘贴成一份长文件)。
Step 2:让元宝"挖宝"
请基于我上传的 50 份周报,帮我做"年度成就盘点":
1. **量化成就**(数据可衡量的):
- 业务结果(销售/产品/技术指标)
- 团队产出(项目数/人均效能)
- 流程改进(节省时间/降低成本)
2. **质化成就**(不能直接量化但有价值的):
- 跨部门协同
- 团队培养
- 文化建设
3. **3 件最值得拿出来讲的事**(有"故事感"):
- 起因 + 过程 + 结果 + 反思
请按"5 个量化指标 + 3 个质化亮点 + 3 个故事"输出。
Step 3:让元宝"打磨故事"
请把刚才的 3 个故事,每个用"STAR 法则"重写成 200-300 字的"述职故事":
- Situation(背景)
- Task(任务)
- Action(行动)
- Result(结果)
要求:
- 用第一人称
- 强调"我做了什么",淡化"团队做了什么"(这是个人述职)
- 末尾给一句"反思与启示"
Step 4:组装述职 PPT
让元宝出 15 页 PPT 大纲,每页配你的素材。详见 第九章 AI PPT 与思维导图。
8.9 场景 8:求职简历
痛点
- 自己写"舍不得删"
- 看模板都长一样
- 不知道哪些经历该突出
操作
你是腾讯校招/社招的资深面试官,看过 10000+ 份简历,知道哪些简历能进面试、哪些直接被淘汰。
我准备投 [公司] 的 [岗位] 职位,附 JD:
[粘贴 JD]
我目前的简历:
[粘贴简历全文]
请帮我:
1. 用"挑剔的招聘视角"找出我简历的 5 大问题
2. 重点改写"工作经历"部分(按 STAR 法则,每段加数据)
3. 改写"项目经历"部分(每个项目突出"我个人的贡献")
4. 简化"自我评价",删掉所有"积极向上、热爱学习"这种空话
5. 末尾给我一份"针对这个 JD"的"3 个亮点 + 1 个隐忧"分析
要求:
- 改完后总长不超过 2 页(A4)
- 用 Markdown 写
- 每一处修改都给"修改前 vs 修改后"对照
一个真实建议
把你的"修改后的简历"再让元宝做一次模拟面试:
请你扮演这个 JD 的面试官,
基于我的简历,
按"高频考官的真实问法",
模拟出 10 个面试问题,
让我先一个个回答,你再点评。
这相当于面试前的"实战演习"——比看 100 篇"面试技巧"文章管用。
8.10 场景 9:客户拜访前的"情报准备"
痛点
- 跟客户初次见面,不知道说什么
- 客户官网信息太少,没料
- 担心"被客户问倒"
操作
请联网搜索 [客户公司名],帮我做一份"客户拜访情报":
1. **公司基本面**:
- 主营业务、规模、CEO、最近一次融资/财报
- 在行业里的地位(前 X 名)
- 最近 1 年的官方动态(新品/扩张/裁员)
2. **决策者画像**(针对 [对方姓名 + 职位]):
- 个人背景(教育/履历)
- 公开发言/采访(有什么观点)
- 在行业里的声誉
3. **业务痛点猜测**:
- 基于行业现状,他们最可能在烦恼的 3 件事
4. **我方机会点**:
- 我们公司的产品([简介])能帮他们解决哪些问题
- 推荐一个"破冰话题"(不要太硬广)
5. **风险预警**:
- 拜访时应该避免提的 2 个话题(如行业敏感、公司丑闻)
10 分钟的准备 = 比同事多 90% 的胜率。
8.11 场景 10:跨语言邮件 / 文档
痛点
- 收到外国客户/合作方的英文邮件,回不了
- 出口业务,不知道怎么写英文合同
- 翻译软件直译,又生硬又"不商务"
操作
请帮我把下面这段中文邮件,翻译成"标准商务英语",
风格:[正式 / 半正式 / 友好]
对方关系:[陌生/熟悉]
我希望表达的语气:[尊重 / 强势 / 谦和]
要求:
- 不要直译,要意译
- 符合英美邮件礼仪
- 给出 2 个版本(保守版 / 灵活版)
- 注明每个用词背后的"商务考量"
中文原文:
[粘贴你的中文]
或者反过来:
请帮我把下面这封英文邮件,翻译成中文,并且:
1. 给我"逐句对照翻译"
2. 解释每段背后的"潜台词"(对方真正想说什么)
3. 给我 3 个"该怎么回"的建议(保守 / 中立 / 强势)
4. 提醒我"如果回错"会有什么风险
英文原文:
[粘贴]
8.12 场景 11:项目立项书
模板
你是一名 PMP 认证的项目经理,擅长写"立项 + 资源 + 风险"全周期文档。
请帮我起草一份 [项目名] 的立项书:
项目背景:
- 业务痛点:[]
- 战略意义:[]
项目目标:
- 主要目标:[1 个核心 + 2-3 个辅助]
- 衡量指标:[每个目标的可测量 KPI]
项目范围:
- 包括:[]
- 不包括:[]
资源需求:
- 团队:[人数 + 角色]
- 预算:[]
- 时间:[]
里程碑:
- M1: [日期 + 交付物]
- M2: ...
- ...
风险与应对:
- 风险 1: [描述 + 应对]
- ...
请按"PMI 标准立项书"格式输出,结构完整、可直接交评审。
8.13 场景 12:竞品分析报告
模板
请联网搜索,帮我做一份 [竞品 A、B、C] 的对比分析报告。
我们公司是 [简介],主要竞争维度:
1. 产品功能
2. 价格策略
3. 客户群体
4. 营销渠道
5. 财务表现(如果是上市公司)
请输出:
1. 三家公司的"产品功能矩阵"(用表格)
2. 三家公司的"价格定位"(带具体数据)
3. 三家公司的"目标客户画像"
4. 我们 vs 三家的"SWOT"
5. 我作为 [我的角色],下一步应该重点学习/防御/超越哪一家?为什么?
要求:
- 数据要新(2026 年)
- 引用源要列出(公司官网、年报、研报、媒体报道)
- 客观分析,不要"我们最强"的偏见
8.14 场景 13:HR 通知 / 公司公告
模板
你是公司 HR/行政,需要给全员发一封 [通知/公告]:
事件:[]
影响范围:[全员 / 某部门 / 某岗位]
关键信息:[]
对员工的影响:[正面 / 中性 / 可能引发负面反应]
请帮我起草通知,要求:
- 标题简洁有力
- 正文按"事件 → 影响 → 行动 → 联系人"四段式
- 语气:[官方 / 友好 / 严肃]
- 末尾留"如有疑问,请联系 [HR 同事 + 邮箱]"
如果这个事件可能引发员工不满,请额外给我"3 个可能的负面反应"和"如何回应"。
8.15 场景 14:用户调研问卷设计
模板
你是一名用户研究员,擅长设计"既能拿到数据、又不让用户烦"的问卷。
研究目标:[一句话讲清要搞清楚什么]
目标用户:[画像]
预计样本量:[]
问卷长度:[最多 X 题]
请帮我设计一份问卷:
1. 开场(30 字以内的"激励文案")
2. 筛选题(确定是否符合目标用户,1-2 题)
3. 核心问题(围绕研究目标,5-8 题,混合"单选/多选/量表/开放"题型)
4. 用户画像题(年龄、职业等,2-3 题)
5. 结尾(感谢 + 抽奖通知)
要求:
- 每题旁边注明"为什么这么问"(业务意图)
- 关键题给出"竞品参考问法"(如果有)
- 提醒我哪些题可能"被用户敷衍回答"
8.16 场景 15:跟领导沟通 / 提需求
模板
你是一位向上管理(Manage Up)的资深教练,擅长帮员工"既不卑微也不冒犯"地跟领导沟通。
我要跟我的 [直属 leader / 大老板] 提一件事:
- 事件:[]
- 我的诉求:[]
- 领导可能的顾虑:[]
- 我已经准备好的方案:[]
- 时间紧迫度:[]
请帮我:
1. 设计沟通的"开场白"(30 秒内抓住领导注意力)
2. 设计 3 个备选方案(保守/标准/激进)
3. 准备 5 个"领导可能问"的问题,并给出回答要点
4. 提醒我哪些话"绝对不要说"
5. 给出"如果领导不同意"的 plan B
要求:
- 整个沟通控制在 15 分钟以内
- 不卑微(不要"麻烦您""打扰您")
- 不强势(不要"必须""一定")
- 提供"事实"而不是"情绪"
8.17 办公场景的"4 个高效习惯"
习惯 1:建一个"常用模板对话"
把上面 15 个模板,全部存到元宝的"我的提示词"或一个长期对话里。每次办公时直接调出来改,比每次重写快 10 倍。
习惯 2:所有文档"先让元宝看一遍"
无论你是写邮件、写方案、改简历——写完一定让元宝"挑毛病":
我刚才写的这段,请你以 [挑剔的批评者 / 我老板 / 我的客户] 的视角,找出 5 个最大问题。
习惯 3:跟元宝"建立工作关系"
每次新对话开头,给元宝一个"角色设定":
从现在开始,你是我的"工作助理"。
我是 [职位],工作主要内容是 [简介]。
我的写作风格偏好:[简洁/详细/官方/友好]。
我的禁忌词:[如"非常""特别""超级"等]。
后续我所有的提问,请用上面这个设定来回答。
这种"持续上下文"会让元宝越来越懂你。
习惯 4:导出腾讯文档协作
办公场景的产出直接导出腾讯文档,发给同事/领导/客户。别截图、别复制粘贴到 Word,腾讯文档协作最方便。
8.18 本章一图回顾
「写作与办公场景实战」
│
┌─────────────────┼─────────────────┐
▼ ▼ ▼
基础写作 会议/协作 决策支持
周报/年报 会议纪要 合同审阅
邮件 立项书 竞品分析
述职 跨语言 客户情报
人际类 技术类
向上管理 Excel 公式
HR 通知 用户调研
│ │ │
└─────────┬───────┴────────┬────────┘
▼ ▼
4 个高效习惯 核心心法
常用模板对话 上下文 > 提示词
先让元宝挑毛病 一定要"挑毛病"
建立工作关系 导出腾讯文档协作
导出腾讯文档
8.19 5 分钟动手实验
✅ 实验 1(1 分钟):用周报模板写一次本周周报
- 把本周做了什么列出来
- 套 8.2 的模板
- 让元宝出周报
✅ 实验 2(1 分钟):用邮件模板写一封最近犯愁的邮件
- 想一封你最近"不知道怎么写"的邮件
- 套 8.3 的模板
✅ 实验 3(1 分钟):用 Excel 模板解一个公式
- 想一个你长期"不会写"的 Excel 公式
- 用 8.7 的模板让元宝给
✅ 实验 4(1 分钟):让元宝当面试官
- 用 8.9 的简历模板,让元宝模拟面试
- 答 5 题
✅ 实验 5(1 分钟):跟领导沟通彩排
- 用 8.16 的模板,准备一个明天要跟领导讲的事
- 让元宝给沟通方案
8.20 读完这章你应该知道
- ✅ 15 个高频办公场景,每个都有"完整模板 + 操作步骤"
- ✅ 周报、邮件、纪要、合同、BP、Excel、年报、简历、客户情报、跨语言、立项、竞品、HR 通知、调研、向上管理
- ✅ 4 个高效习惯:常用模板对话 / 写完挑毛病 / 持续工作关系 / 导出腾讯文档
- ✅ 核心心法:"上下文 > 提示词"(提供越具体的素材越好)
- ✅ 元宝是"实习生"——它出初稿,你做润色和拍板
- ✅ 办公文档永远先让元宝挑一遍毛病
下一章:第九章 AI PPT 与思维导图——一句话生成 PPT、思维导图导出 XMind,办公效率"再翻一倍"。